医師が実践、膨大な資料もスッキリ片づく「袋に入れるだけ」整理法



電子化によって紙の資料が減るどころか、むしろ増えている会社が多い。情報量が増え続けている現在、資料を分類・整理し、必要なときに無駄な時間をかけずに取り出すスキルが求められている。4段キャビネット7台分もの大量の資料を整理する医師であり、最近、『片づく!見つかる!スピーディー![完全版]超ファイルの技術』を上梓した刑部恒男氏が、独自に編み出した「WIファイル」法を紹介する。

仕事の生産性を上げるには、
資料整理からはじめる

 机の上にあふれる乱雑とした資料によって、「必要なものが、必要なときに見つからない」「机が資料であふれて、仕事のスペースが狭い」「資料整理を習慣にしても、長続きしない」といったさまざまな問題が生じます。

 どれもあなたの時間を奪い、生産性を下げてしまうトラブルです。私が考案した「ダブルインデックスファイル(WIファイル)」はそれらを解決する手法ですが、トラブルの原因を知っておくとより有効活用できるようになります。ここでは、まずそれぞれの問題を分解してみてみましょう。

 (1)必要なものが、必要なときに見つからない

 適当に資料を片づけたことで、それがどこにあるかわからなくなった。そんな経験は誰でもあると思います。今は必要でなくても後で必要になってくる資料や、いつか使うと思いながら使わないままになっている資料などです。

 こうした大量の資料の中から、そのときどきで必要なものをピンポイントで見つけ出すことは、困難を極めます。

 しかも、3分以上かけて探しても見つからないときは、たとえ30分かけても見つからないもの。つまり、どんな資料も3分以内に見つけられる整理法があれば、「資料探し」という無駄な時間を大きく削ることが可能になります。

 (2)机が資料であふれて、仕事のスペースが狭い

 机の上が乱雑になるのは、「頻繁に使うモノを手元に引き寄せる」からです。資料をそのまま机に置いてしまうと、積み重なってどこにあるかわからなくなってしまいます。

 その解決法は、とても簡単です。

 机の上に「立てて」置くだけ。たったこれだけのことで、机の上がスッキリしながら、手元に必要な資料があるというメリットも得られるのです。

 横に寝かせた資料と、資料を縦に立たせた状態をイメージしてみてください。立てるだけで、大量の資料を簡単に取り出せるようになります。

 (3)資料整理を習慣にしても、長続きしない

 あまりにも大量の資料が机の上にあふれてしまったことをきっかけに、整理をはじめる人もいるでしょう。しかし、大抵はすぐに元に戻ってしまいます。

 それは、分類に時間をかけてしまうからです。

 このジャンルはどこに置こうといった、資料の最初の整理時点で悩んでしまうからです。結局、机の上に積み上げてしまいます。

「図書館式系統別整理法」では
分類不能ファイルが出る

 これらの問題を解決するために、資料整理の分野では、これまでさまざまな手法が開発されてきました。

 最も有名なのは「図書館式系統別整理法」です。

 図書館では「小説」「随筆」「ノンフィクション」など、ジャンルごとに並べます。

 これを応用して、仕事上でも「営業」「経理」「人事」などのように、系統別に並べることができます。

 この整理法には、2つのメリットがあります。

 1つめは、扱う資料が系統別に分けられているため、関連した資料を一度に取り出せること。

 調べものなど、複数の資料を必要としたときに、様々な場所を行ったり来たりする必要がありません。

 2つめは、多くの人が共有する資料を扱う場合に適することです。どこの棚にあるかが一目でわかるようになっているため、人の記憶に頼る必要がほとんどありません。

 しかし、この方法の欠点として、分類不能な資料が必ず出てきてしまうことがあります。

 これを「分類不能ファイル」と言います。

 図書館で借りたい本を探したときに、どこのジャンルにあるのかわからなかった経験がある方も多いのではないでしょうか?

「分類不能ファイル」を無理に分類した場合、どこにあるか、わらかなくなってしまいます。

 そのようなことが起こらないように、図書館ではパソコンで検索できるようにもしているのですが、仕事上や個人で行う場合には、非常に手間がかかるため現実的ではないでしょう。

50音順に並べるだけでいい
「山根式袋ファイル」

 図書館式系統別整理法の欠点をカバーする画期的な整理法が、山根一眞氏によって考案された「山根式袋ファイル」です。

 角形2号の封筒(タテ33.2×ヨコ24センチ)をキャビネットに収まる工夫として、上から2センチ分切った封筒を使用します。

 袋状なので何でも入ります。この長所を生かして、関連する資料はすべてその袋の中に放り込みます。そしてその袋に名前をつけ、50音順で並べるだけという整理術です。

 この方法では、「図書館式系統別整理法」のように分類不能なファイルが出てくることはありません。

 何より、簡単に整理できるので長続きしやすい、というメリットがあります。
 しかし、関連した資料がバラバラの場所に置かれてしまう、という欠点があります。必要なときに同時に取り出すことができません。

必要な資料がいつも手前にくる
「押出しファイリング」

 野口悠紀雄氏によって発表され、大ブームを引き起こした「押出しファイリング」という手法もあります。

 一切の分類作業をやめて、時間順だけで並べていくという手法です。

 資料を本棚の左端から並べていきます。その資料の中から必要なものを取り出して使ったら、再び左端に並べます。

 これを繰り返していくと、使われない資料は右端から押し出されていき、いつも使う資料は左手前に引き寄せられます。

 分類や処分の判断が一切不要になるといったメリットに加え、よく使うファイルが手元にくるといった新たな整理術です。

 私は机上のブックエンドでこの押出しファイリングを実行しています。机上のファイル量ならば、この時間順で充分です。

 ところが野口氏は、大胆にも本棚での大量の保存ファイル全体を時間順に整理しています。大量になると目的のファイルを探すのに時間がかかりすぎるので、山根式の50音順などの工夫をする必要があります。ただし、山根式では関連ファイルがバラバラになる欠点が残ります。

 どれもメリットとデメリットがありますが、メリットのみで構成された整理術はないのでしょうか?

「WIファイル」なら
デメリットがなく使いやすい

 実は、それこそが私が開発した「WIファイル」法です。

「WIファイル」では、袋ファイルに大項目と小項目という2つの見出し(ダブルインデックス)をつけるだけ。これだけなのに、生産性が急激に上がります。

 大項目には、グループ名を書き、小項目にタイトル名を書くことで、グループファイルは、大項目で集まります。グループのない単身ファイルは、大項目に直接タイトル名を書き、小項目は空白のままにします。

 例えば、領収書を月別に分ける場合は、大項目に「リョウシュウ・領収書」と書き、小項目に「3月」と書きます。その大項目を系統別に並べるのではなく、「50音順」に並べます。

 大項目が「ギンコウ・銀行」「ゼイキン・税金」「リョウシュウ・領収書」と50音順で並び、大項目「リョウシュウ・領収書」のところには小項目「1月」「2月」「3月」とグループファイルが集まるわけです。

 項目名の前にフリガナ4文字をつけておくと並べるのが簡単になります。

 50音順であれば分類するのも簡単で、検索するのにも時間がかかりません。

 系統別の効果は大項目のグループ名ですでに行われているため、50音順でありながらデメリットがないのです。

  一方、個人の仕事机で資料を整理する際は、「時間順」に並べるだけで充分です。

 WIファイルは、使い勝手がいいのです。

 このWIファイルにはさまざまな使用方法があります。

 仕事上であれば、たとえば関係性のある会社の資料にA社という大項目をつけます。

 小項目に、「キカク・企画」「セイヒン・製品」「ミツモリ・見積もり」と書かれたA社に関するグループファイルが集まります。

 その会社と打ち合わせをするときは、A社と書かれたグループファイルをまとめてカバンに入れるだけで必要な資料がそろいますし、持っていくのを忘れるという抜け・漏れがありません。

 プライベートでも、パソコンソフトや周辺機器の資料整理に使えますし、領収書や伝票、手紙やハガキなども整理できるようになります。

「WIファイル」は、山根式や野口式と同じように紙製の角2形封筒を使用してきました。

 今回あの文具大手のコクヨが、私のWIファイルに共感しポリプロピレン製の透明で美しくて耐久性のある「グルーピングホルダー」(コクヨ)を開発しました。コラボ企画で『片づく!見つかる!スピーディー![完全版]超ファイルの技術』(すばる舎)との同時発売となりました。

 ぜひ一度試してみて、あなたもWIファイルの効果を実感してみてください。

(医学博士・トモエクリニック院長 刑部恒男)

※本記事はダイヤモンド・オンラインからの転載です。転載元はこちら



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