いつかはOffice 365が「実験の場」に、ヤンマーが目指す情報共有(Office 365使いこなし術)



 「Office 365は全社員が徹底的にナレッジを共有し、ノウハウを皆が使える場として使っている。それを通じて、経営のスピードを上げ、顧客対応を早くすることが目的だ」――ヤンマー執行役員 ビジネスシステム部 部長の矢島 孝應氏はこう話す。

 同社がOffice 365の導入を始めたのは2014年12月。その後1年8カ月かけて導入を進め、現在は本社・グループ企業を含む国内39社と海外の40社、22カ国で約1万5000人が利用している。

アプリを駆使して情報共有を活発に

 導入が完了してから1年。Office 365の活用範囲はかなり広い。

 まず、従業員のスケジュールはExchange Onlineを使って社内に公開し、共有している。この使い方は、従来はなかった効果を生み出している。営業担当者がSkype for Businessで異なる部門の従業員の在席状況を確認し、連絡を取り合うといったケースも出てきて、社内コミュニケーションは活発化してきたという。

 Skype for Businessは、チャットやWeb会議、ビデオ会議を高い頻度で使っていて、「どこでもすぐに行動する」という働き方の推進に一役買っているという。矢島氏は「海外のメンバーと仕事をする際は、『ちょっと会議をしたい』というリクエストが次々と来る。時差がある拠点と会議をするときは、帰宅してオンラインで参加する」と話す。

 Yammerにコミュニティを作り、情報共有に役立てている従業員もいる。例えば情報システム担当者は、2016年にワールドワイドの全員が集まって会合を持ち、その後はYammerで情報共有を図っている。新規事業担当の中にも、Yammerを活用する従業員が出てきたという。

 Office 365への移行前に使っていたIBMの「Domino」で動作していたNotesデータベースは、SharePoint Onlineへ移行することにした。Notesデータベースの中には、ワークフローなど移せないものがあったので、3つの対応策を考え実行に移している。(1)可能なら移行する、(2)SharePoint上で稼働するワークフロー管理ツールで管理可能なものに変える、(3)単体の業務アプリケーションに変える――である。



導入時期 2014年12月
利用しているサービスと用途 ・Exchange Online:メール、スケジュール
・SharePoint Online:社内ポータルなど
・Skype for Business:ビデオ会議、Web会議、IM、在席確認
・Yammer:社内SNS
・OneDrive for Business:ファイル保管
・Office ProPlus:オフィスソフト
利用人数 約1万5000人
活用促進に向けた主な取り組み ・スケジュールを社内に公開し共有
・他部門の従業員に問い合わせ
・オフィス外から会議に参加
・SNSで情報共有
・Dominoデータベースを移行

ヤンマーのOffice 365の導入時期と用途

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